Digitalt saksinntak
Pasienten kan starte en henvendelse digitalt og gi klinikken nødvendig informasjon på en mer strukturert måte.
Ajoura Digitalt mottak
En tryggere digital inngang til klinikken
Ajoura Digitalt mottak lar pasienter starte en digital henvendelse, beskrive saken og svare på relevante spørsmål før klinikken vurderer videre oppfølging.
Klinikken får en mer strukturert sak enn en løs telefonbeskjed eller ufullstendig fritekst. Pasienten får en tydeligere vei inn, og helsepersonell får bedre grunnlag for å vurdere om saken bør følges opp med chat, video, fysisk time eller annen kontakt.
Strukturert saksinntak. BankID-støttede flyter. Chat og video der saken egner seg.
Bilde: digitalt-mottak-hero-flow
Oversikt
Fra ustrukturert henvendelse til ryddig pasientsak
Digitalt mottak er laget for klinikker som ønsker en mer kontrollert digital inngang for pasienthenvendelser.
Pasienten kan beskrive hva saken gjelder, svare på relevante spørsmål og sende inn informasjon før videre vurdering. Klinikken mottar saken i en strukturert arbeidsflate og kan følge opp på en måte som passer både saken, pasienten og klinikkens rutiner.
Målet er ikke at alle saker skal bli digitale. Målet er at de riktige sakene kan starte mer strukturert.
Bilde: digitalt-mottak-patient-intake
Utfordringen
Ikke alle henvendelser trenger å starte i telefonkøen
Mange klinikker bruker mye tid på henvendelser som først må forstås, sorteres og følges opp før de kan behandles videre.
Pasienten ringer. Resepsjonen noterer. Informasjon mangler. Behandler må spørre på nytt. Noen saker kunne vært bedre strukturert før klinikken vurderte neste steg.
Ajoura Digitalt mottak gir pasienten en tydeligere digital inngang, slik at klinikken får mer relevant informasjon tidligere i flyten.
Det viktigste
Mer struktur før oppfølgingen starter
Relevante spørsmål
Klinikken setter opp spørsmål og skjema som passer ulike typer henvendelser.
Saksoversikt for klinikken
Helsepersonell får en ryddigere oversikt over innsendte saker og hva som må følges opp.
Videre oppfølging
Saker kan følges opp med chat, video, fysisk time eller annen kontakt basert på klinikkens vurdering.
Slik fungerer det
Fra pasienthenvendelse til riktig oppfølging
Pasienten starter digitalt
Pasienten åpner Digitalt mottak og velger type henvendelse der dette er satt opp.
Pasienten identifiserer seg
Der dette er aktivert, kan innlogging og identitet håndteres med BankID-støttede flyter.
Pasienten svarer på spørsmål
Pasienten beskriver saken og svarer på relevante spørsmål eller skjema som klinikken har valgt.
Klinikken mottar saken
Saken vises i en kliniker- eller saksoversikt, slik at helsepersonell kan vurdere neste steg.
Riktig oppfølging velges
Klinikken kan følge opp med chat, video, fysisk time, administrativ oppfølging eller annen avtalt kontakt.
Opplevelsen
En tydeligere vei inn for pasienten. Bedre grunnlag for klinikken.
For pasienten
Pasienten får en strukturert digital inngang og slipper å forklare alt muntlig før saken i det hele tatt er forstått.
For resepsjon og pasientkoordinatorer
Flere henvendelser kan starte med bedre informasjon, slik at oppfølgingen blir enklere å sortere og videresende.
For behandlere
Behandleren får mer kontekst før vurdering, særlig når pasienten har svart på relevante spørsmål på forhånd.
For klinikkledelsen
Klinikken får en mer standardisert måte å håndtere digitale pasienthenvendelser på, med tydeligere rammer for hva som egner seg digitalt.
Bilde: digitalt-mottak-two-sided-flow
Funksjoner
Funksjoner i Digitalt mottak
Digitalt mottak er laget for trygg og strukturert pasientkommunikasjon. Funksjonene skal gi klinikken bedre informasjon før oppfølging, ikke erstatte faglig vurdering. Tilgjengelige funksjoner avhenger av klinikkens moduler og oppsett.
Bilde: digitalt-mottak-case-queue
BankID-støttede pasientflyter
Pasientinnlogging og identitet kan håndteres med BankID-baserte flyter.
Ny digital henvendelse
Pasienten kan starte en sak digitalt og beskrive hva henvendelsen gjelder.
Strukturerte spørreskjema
Klinikken kan bruke relevante spørsmål for ulike typer henvendelser.
Saksoversikt for helsepersonell
Innkomne saker vises i en ryddig arbeidsflate for vurdering og oppfølging.
Chatoppfølging
Egnede saker kan følges opp med skriftlig dialog.
Videooppfølging
Saker kan lede videre til Ajoura Video når digital konsultasjon er riktig oppfølging.
Betaling per sak
Der Betaling er aktivert, kan relevante digitale konsultasjoner kobles til betalingsflyt og betalingsstatus.
Administrasjon og innstillinger
Klinikken kan konfigurere spørsmål, egnede sakstyper og arbeidsflyter etter behov.
Veiledning om egnet bruk
Pasienten bør veiledes tydelig om hvilke saker som egner seg digitalt, og hvilke saker som krever annen kontakt.
Koblet til Ajoura-flyten
Digitalt mottak kan kobles til Video, Journalstøtte, Betaling og Kontrollpanel for mer sammenhengende oppfølging.
Bilde: digitalt-mottak-bankid
Bilde: digitalt-mottak-questionnaire
Bilde: digitalt-mottak-chat-followup
Bilde: digitalt-mottak-payment-status
Roller
Laget for pasientkontakt før oppfølgingen starter
Pasienter
En tydelig digital inngang der de kan beskrive saken og gi relevant informasjon før videre vurdering.
Resepsjon og pasientkoordinatorer
Bedre struktur i innkommende henvendelser og enklere oversikt over hva som må følges opp.
Behandlere
Mer relevant kontekst før chat, video, fysisk time eller annen oppfølging.
Administrasjon
Oversikt over sakstyper, innstillinger, betaling og praktisk oppfølging.
Klinikkledere
Tydeligere rammer for digital pasientkontakt og bedre kontroll på hvilke saker klinikken ønsker å håndtere digitalt.
Bilde: digitalt-mottak-role-context
Plattformen
Koblet til resten av Ajoura
Digitalt mottak gir størst verdi når det henger sammen med resten av klinikkens arbeidsflyt.
Kontrollpanel gir riktig tilgang til modulen. Journalstøtte kan bruke relevant informasjon som bedre utgangspunkt for dokumentasjon. Video kan brukes når digital samtale er riktig neste steg. Betaling kan kobles til digitale konsultasjoner der dette er aktivert. Telefonflyt kan redusere trykket på resepsjonen når flere henvendelser starter strukturert. Kvalitet kan støtte rutiner for hvilke saker som egner seg digitalt og hvordan de skal følges opp.
Når pasientens digitale inngang blir en del av plattformen, blir oppfølgingen enklere å organisere.
Bilde: digitalt-mottak-connected-flow
Trygg bruk
Ikke alle saker skal starte digitalt
Digitalt mottak skal brukes med tydelige rammer. Noen henvendelser egner seg for digital start, mens andre krever rask kontakt, fysisk vurdering eller annen oppfølging.
Klinikken bør definere hvilke sakstyper som kan starte digitalt, hvilke spørsmål pasienten skal møte, og hvordan pasienten veiledes videre dersom saken ikke passer for digital håndtering.
Digitalt mottak skal ikke presenteres som et system for akuttvurdering, diagnose eller automatisk prioritering.
Klinikken definerer rammene
Sakstyper, spørsmål og oppfølging settes opp etter klinikkens rutiner og ansvar.
Egnet for avgrensede saker
Digitalt mottak passer best når saken kan beskrives tydelig og vurderes uten umiddelbar fysisk undersøkelse.
Tydelige sikkerhetsgrenser
Pasienten bør veiledes bort fra digital flyt ved akutte symptomer eller behov for rask fysisk vurdering.
Helsepersonell vurderer
Systemet samler og strukturerer informasjon. Klinikken vurderer videre oppfølging.
Personvern
Digital pasientkontakt krever tydelig kontroll
Digitalt mottak kan innebære behandling av personopplysninger og helseopplysninger. Derfor må tilgang, databehandling, innlogging, lagring, betaling og oppfølging håndteres med tydelige rammer.
Der dette er aktivert, kan Ajoura støtte BankID-støttede pasientflyter, rollebasert tilgang, sporbarhet og klinikkstyrte innstillinger. Klinikken bør ha klare rutiner for hvilke opplysninger som samles inn, hvem som ser sakene, hvordan oppfølging skjer og når pasienten skal bruke andre kontaktveier.
Ajoura erstatter ikke klinikkens juridiske ansvar for behandling av helse- og personopplysninger. Plattformen gir teknisk og organisatorisk støtte, men klinikken må selv sikre forsvarlig bruk, riktige rutiner og nødvendig informasjon til pasienten.
Innføring
Start med de sakene som egner seg best
Digitalt mottak kan innføres gradvis. Klinikken kan starte med noen få, tydelig avgrensede henvendelsestyper og bygge videre når rutiner, roller og oppfølging er på plass.
Velg første sakstyper
Start med henvendelser som klinikken trygt kan vurdere digitalt før eventuell videre oppfølging.
Sett opp spørsmål og veiledning
Definer hva pasienten skal svare på, og når pasienten skal sendes til annen kontaktvei.
Gi ansatte riktig tilgang
Sørg for at behandlere, resepsjon og administrasjon ser riktig informasjon og riktige saker.
Koble til Video, Betaling og Journalstøtte
Bygg videre med digital konsultasjon, betalingsflyt og dokumentasjonsstøtte når flyten er klar.
Spørsmål
Vanlige spørsmål
Er Digitalt mottak en vanlig pasientportal?
Nei. Digitalt mottak er laget som en strukturert inngang for pasienthenvendelser. Målet er at pasienten gir bedre informasjon før klinikken vurderer videre oppfølging.
Kan pasienten logge inn med BankID?
Ja, der dette er aktivert kan pasientflyten støtte BankID-basert innlogging eller identitetshåndtering.
Kan alle saker håndteres digitalt?
Nei. Klinikken bør definere hvilke saker som egner seg digitalt. Akutte symptomer, alvorlig sykdomsfølelse eller saker som krever rask fysisk vurdering bør ikke håndteres som vanlig digital henvendelse.
Kan saken følges opp med chat?
Ja, der dette er aktivert kan egnede saker følges opp med skriftlig dialog.
Kan saken lede videre til video?
Ja. Når video er riktig oppfølging, kan saken kobles videre til Ajoura Video der dette er aktivert.
Kan digitale saker kobles til betaling?
Ja, der Betaling er aktivert kan relevante digitale konsultasjoner kobles til betalingsflyt og betalingsstatus.
Kan informasjon fra Digitalt mottak brukes i dokumentasjon?
Ja, der Journalstøtte er aktivert kan strukturerte pasientsvar gi bedre kontekst for videre dokumentasjonsarbeid. Helsepersonell vurderer alltid innholdet.
Neste steg
Se hvordan Digitalt mottak kan settes opp for deres klinikk
Hver klinikk har ulike pasientgrupper, rutiner og grenser for digital oppfølging. I en gjennomgang viser vi hvordan Ajoura Digitalt mottak kan settes opp rundt deres sakstyper, spørsmål, roller, chat, video og dokumentasjonsflyt.